Ulima Darmania

Bismillāhirraḥmānirrraḥīm

Setiap civitas BRIN pasti mempunyai sebuah akun email di Zimbra. Ini pertama kali saya menggunakan Zimbra dan perlu beberapa waktu untuk adaptasi. Saat itu, kebetulan saya melihat status WhatsApp salah satu kolega tentang notifikasi email BRIN. Saya baru sadar, oh iya ya, selama ini saya tidak terinfo kalau ada email masuk ke Zimbra. Lalu mulailah saya melakukan pengaturan pada akun email Zimbra.

Akses email melalui laptop/komputer

Civitas BRIN dapat mengakses email melalui peramban/ browser di laptop/komputer dengan dua cara:

Cara pertama, masuk melalui Intra BRIN (https://intra.brin.go.id/).

Cara kedua, masuk melalui Zimbra (https://surel.brin.go.id/).

Akses email melalui handphone

Untuk bisa mengakses email Zimbra di handphone dapat sahabat lakukan dengan dua cara:

1. Melalui peramban (browser)
   Cara aksesnya sama seperti cara akses email melalui laptop/ komputer.
2. Melalui aplikasi
   Bagi pengguna gawai Android, ada aplikasi Zimbra yang dapat diunduh di Google Play Store.

Zimbra: Email Collaboration Pr

Aplikasi tersebut membantu dalam hal: Kemudahan akses
Tips: Jika kita mencentang “Stay signed id“, aplikasi mobile Zimbra akan menyimpan data login, sehingga pengguna tidak perlu memasukkan username dan password setiap kali membuka aplikasi.

Sayangnya aplikasi ini saya rasa kurang user friendly untuk versi mobilenya karena tidak ada pengaturan untuk push-notification atau notifikasi secara otomatis setiap ada pesan masuk (atau saya yang belum tahu).
Selama menggunakan aplikasi mobile Zimbra, saya tidak pernah menerima notifikasi email masuk di handphone, sehingga satu-satunya bagi saya cara untuk mengetahui apakah ada email baru yang masuk adalah dengan membuka akun email secara berkala.

Nah, dalam tulisan kali ini, saya akan membagikan cara menyetel sebuah pengaturan agar kita bisa mendapat notifikasi setiap ada pesan baru. Ada dua pendekatan yang dapat digunakan. Cara pertama melalui penerusan email (forwarding email). Jadi konsepnya setiap email masuk ke email Zimbra akan secara otomatis diteruskan (forward) ke alamat email lain yang sudah kita atur. Tentunya sahabat harus pilih penyedia email yang memiliki fasilitas push-notification untuk setiap email baru yang masuk.

Sebelum melakukan pengaturan

Pastikan sahabat menyiapkan:

1. Perangkat komputer/laptop
2. Akses internet
3. Akses akun email di Zimbra
4. Akses akun email di tempat lain, dalam tulisan ini saya menggunakan Gmail.

Cara Pertama: Pengaturan melalui alamat penerusan email

Saya mengikuti langkah demi langkah pengaturan email berdasarkan sebuah laman dari web Zimbra.

Ohya, pengaturan ini hanya bisa dilakukan melalui versi web dari email Zimbra (tidak dari versi aplikasi di mobile). Hal ini dikarenakan pilihan pengaturan yang terbatas pada aplikasi mobile, seperti pada tangkapan layar berikut.

1. Masuk ke akun email Zimbra menggunakan versi web
2. Buka tab “Preferences”
3. Pada panel sebelah kiri, pilih “Mail”
4. Pada bagian “Receiving Messages” masukkan alamat email Gmail pada isian “Forward a copy to”
5. Klik “Save”

Uji coba

Jika sudah yakin melakukan semua langkah diatas, tahap ini bisa sahabat lewati. Saya pribadi melakukan uji coba sebagai berikut:

1. Kirim sebuah email dari akun Gmail ke akun Zimbra
2. Lihat apa sahabat menerima email masuk di akun Zimbra
3. Lihat apa email tersebut secara otomatis diteruskan kembali ke alamat Gmail yang sudah diatur sebelumnya

Selain bisa mendapat notifikasi yang hampir real-time (karena pasti ada jeda waktu antara email masuk di Zimbra dan email yang masuk di alamat penerusan), pengaturan penerusan email (forwarding email) ini bisa berfungsi sebagai back-up, jika suatu saat kita sudah tidak berafiliasi dengan suatu instansi (misalkan mahasiswa yang sudah lulus, maka email afiliasi dengan Universitas akan ditutup dalam jangka waktu tertentu) kita masih bisa mempunyai salinan pesan dari email tersebut.

Update 14 Januari 2023

Sekarang saya sudah tidak menggunakan aplikasi mobile Zimbra dan beralih ke aplikasi Gmail untuk mengelola akun email Zimbra di handphone. Duluu.. saya pernah juga ngoprek login Zimbra melalui Gmail, tapi belum berhasil. Setelah dapat petunjuk (terima kasih atas sharing salah satu pengunjung blog saya di kolom komentar), sekarang semua email saya sudah terintegrasi melalui satu aplikasi.

Cara Kedua: Integrasi akses email Zimbra melalui Gmail mobile

Sahabat dapat melakukan pengaturan notifikasi email Zimbra dengan terlebih dahulu login melalui aplikasi Gmail, caranya sebagai berikut:

1. Tambahkan akun email Zimbra di aplikasi Gmail mobile. Pastikan sahabat memilih tipe akun Personal (IMAP) seperti pada tangkapan layar berikut.

2. Lakukan pengaturan incoming server. Masukkan alamat server: surel.brin.go.id seperti pada tangkapan layar berikut.

3. Lakukan pengaturan outgoing server. Masukkan alamat server: surel.brin.go.id dan pastikan mematikan saklar “Require signin” seperti pada tangkapan layar berikut.

Setelah menyelesaikan semua langkah, sahabat sudah dapat mengakses email Zimbra melalui satu pintu bersama dengan akun Gmail lainnya.

Demikian sharing pengalaman saya dalam mengatur notifikasi untuk email Zimbra. Semoga tulisan ini mudah untuk diikuti dan dapat bermanfaat bagi pembaca sekalian.

Jika sahabat punya trik pengaturan yang lain atau ada pertanyaan seputar pengaturan ini, silakan tinggalkan pesan di kolom komentar.

Terima kasih sudah membaca !

Subhanakallahumma wa bihamdika, asyhadu al-laa ilaaha illaa anta, astaghfiruka, wa atuubu ilaik.