Bismillāhirraḥmānirrraḥīm
Cuti pertama saya sejak pindah institusi telah saya nikmati, Alhamdulillah. Proses pengajuan cuti cukup menguras energi, karena banyak sekali hal yang dipelajari dalam satu waktu. E-kehadiran, Layanan Kawasan, Digital Signature, adalah modul umum di intra BRIN yang menjadi kunci akses layanan. Jadi begini toh rasanya digitalisasi ASN.
Saya memprediksi proses ini tidak hanya menyita energi para pengguna layanan (pegawai non-kepegawaian), melainkan juga penyedia layanan (pengelola kawasan SDM). Itulah yang memotivasi saya untuk menuliskan pengalaman mengajukan cuti yang semuanya dilakukan secara daring dan digital. Tulisan ini saya dedikasikan untuk civitas BRIN yang akan mengajukan cuti, khususnya cuti tahunan.
Daftar Isi
- Daftar Isi
- Tahap Pertama: Isi Formulir Pengajuan Cuti Tahunan
- Tahap Kedua: Pengesahan Formulir Cuti Tahunan
- Tahap Ketiga: Membuat Transaksi Cuti Tahunan di Modul E-kehadiran
- Update 7 April 2023
Tahap Pertama: Isi Formulir Pengajuan Cuti Tahunan
Format formulir pengajuan cuti ini dapat diperoleh di Pengelola Kawasan SDM. Jangan sampai salah memakai format, karena setiap pengelola layanan kawasan mempunyai gayanya sendiri. Awal mula saya masuk ke dalam kawasan SDM 5 (lima), sehingga saya mengisi formulir cuti sesuai format lawas lima. Kemudian saya ingat bahwa saya telah dipindah ke kawasan SDM 7 (tujuh), yang ternyata mempunyai format formulir cutinya tersendiri.
Setelah formulir cuti diisi oleh pengguna layanan, formulir tersebut diberikan ke pengelola kawasan untuk dilakukan verifikasi. Setelah proses verifikasi selesai, berkas cuti akan dikembalikan ke pengguna layanan. Proses selanjutnya adalah pengesahan formulir cuti tahunan oleh Pengguna Layanan. Proses pengesahan meliputi pengajuan paraf Ketua Kelompok Riset, paraf Koordinator Kawasan, dan tandatangan Kepala Pusat Riset melalui modul Digital Signature.
Tahap Kedua: Pengesahan Formulir Cuti Tahunan
Pada tahap ini, kita akan menggunakan modul Digital Signature (DS) yang dapat diakses melalui: SSO Portal | Badan Riset dan Inovasi Nasional. Saat tulisan ini dibuat, saya menggunakan modul DS versi “Intra BRIN v1.0.0-0“.
Civitas BRIN pasti sudah pernah melakukan DS saat pengesahan penilaian kinerja (SKP) pada tahun 2022 silam. SKP yang sudah di-DS nantinya diunggah ke SIMARIN. Oleh karena sudah ada pengalaman tersebut, saya tidak akan banyak mengulas tentang tahapan pengajuan DS.
Namun saya akan membagikan tampilan layar yang menunjukkan proses pengesahan formulir cuti tahunan, dengan tujuan sahabat pembaca mempunyai gambaran atas proses tersebut.
Tahap Ketiga: Membuat Transaksi Cuti Tahunan di Modul E-kehadiran
Tahap ini merupakan tahap pamungkas. Ada 15 (lima belas) jenis “Ijin Hari” yang tersedia dalam layanan request transaksi di Modul E-Kehadiran dan 3 (tiga) jenis cuti melalui Modul Layanan Kawasan. Tiga jenis cuti terakhir merupakan Cuti di Luar Tanggungan Negara.
Cuti yang akan kita ajukan adalah cuti tahunan, sehingga kali ini kita buka modul e-kehadiran. Modul tersebut dapat diakses di: e-KEHADIRAN – Login. Saat tulisan ini dibuat, saya menggunakan E-kehadiran “Version 0.0.1“.
Silakan ikuti langkah berikut untuk membantu memandu pembuatan transaksi “Ijin Hari” untuk Cuti Tahunan (CT):
- Pada panel sisi sebelah kiri, klik “Transaksi”, lalu “Request”
- Buat usulan baru dengan klik “+Usulan Ijin Hari”
- Pilih “Jenis Ijin” Cuti Tahunan (CT)
- Isi detail form usulan. Jangan lupa untuk melampirkan Dokumen Pendukung berupa formulir pengajuan cuti yang sudah di-DS.
- Pantau secara berkala status Usulan di halaman e-kehadiran
- Jika Usulan sudah Disetujui, cuti dapat dijalankan.
Update 7 April 2023
Terima kasih atas tangggapan dari sahabat pembaca terkait pengajuan cuti melalui e-kehadiran, berikut sedikit update:
Cuti tahunan sudah dapat dijalankan setelah selesai tahap kedua (pengesahan pengajuan cuti)
Hal ini benar, karena tahap ketiga ini sifatnya sebagai lampiran pengajuan cuti. Namun untuk saya pribadi, akan lebih tenang menjalani cuti jika request cuti di e-kehadiran sudah diterima/disetujui. Ini juga bentuk antisipasi agar kita tidak terhitung bolos/alpa karena tidak check-in di e-kehadiran saat hari cuti.
Tahap tiga ini perlu dilakukan pengguna layanan untuk mendaftarkan cutinya. Rekapitulasi jumlah hari cuti/kehadiran pada bulan berjalan akan dihitung berdasarkan data dari e-kehadiran. Pengalaman pribadi saya mengajukan cuti di tanggal merah (right.. I know it sounds silly, but I really didn’t check the calendar before planning my annual leave, LOL!). Saya tetap punya pengajuan cuti tersebut (tidak menarik form cuti yang sudah di-DS), tapi tidak mendaftarkan tanggal cutinya di e-kehadiran. Lalu kemudian, jika nanti saya mengajukan cuti, pengajuan yang batal diambil itu dapat menjadi catatan saat verifikasi jatah cuti berikutnya.
Demikian sharing pengalaman saya saat mengajukan cuti tahunan melalui e-kehadiran, salah satu modul di Intra BRIN. Semoga tulisan ini mudah untuk diikuti dan dapat bermanfaat bagi sahabat sekalian.
Jika sahabat punya pengalaman yang lain atau ada pertanyaan terkait tulisan ini, silakan tinggalkan pesan di kolom komentar.
Terima kasih sudah membaca !
Subhanakallahumma wa bihamdika, asyhadu al-laa ilaaha illaa anta, astaghfiruka, wa atuubu ilaik.
Setahu saya, ijin cuti sudah selesai di tahap ke-2 tersebut. Setelah ajuan selesai di paraf dan di TTE (pada tahap 2 di tulisan di atas), maka ajuan cuti sudah disetujui dan dapat dilaksanakan. Tahap ke-3 dilakukan untuk memberitahukan bahwa pada hari-hari tersebut kita melakukan cuti sehingga tidak tercatat sebagai ‘alpa’.
…
Salam kenal Aburo Abu,
Kebetulan arahan yang kami dapat dari pengelola SDM kawasan untuk pengajuan cuti mencakup tahap 1 sampai 3 ini, jadi saya sharing apa yang menjadi pengalaman saya seutuhnya.
Terima kasih ya sudah berkunjung dan meninggalkan komentar.